Hilfe, ich soll SharePoint in meinem Unternehmen einführen

Immer mehr Unternehmen bauen auf SharePoint als zentrale Lösung für ein Intranet, oder einfach als Plattform zur gemeinsamen Arbeit. Sei es als dedizierte Version im eigenen Rechenzentrum („On Premises“) oder als Bestandteil von O365 („SharePoint Online“), als mittelständisches Unternehmen oder als Globalplayer, SharePoint hat viele gewinnbringende Einsatzbereiche.

Doch was ist zu tun, wenn man vor der Herausforderung steht SharePoint im eigenen Unternehmen einzuführen?

Anforderungen sammeln

Im ersten Schritt sollten die Anforderungen im Unternehmen mindestens grob gesammelt und bewertet werden. Hier helfen einfache Kriterien wie „Kann“, „Soll“ und „Muss“.

Das Produkt kennenlernen

Im zweiten Schritt gilt es das Produkt SharePoint kennenzulernen. Aber Achtung, SharePoint ist mächtig und bietet zahlreiche Möglichkeiten. Hier hilft es sich auf die wichtigsten Anforderungen zu konzentrieren.

Workshops oder auch „Wer schreibt der bleibt“

In Workshops können die Anforderungen detaillierter besprochen werden. Hierbei kann auch der ein oder andere Prototyp erstellt bzw. ein „Proof Of Concept“ durchgeführt werden. Sowohl von SharePoint Server als auch von Office 365 gibt es Evaluierungsversionen bzw. Testabonnements, falls eine Testphase im eigenen Unternehmen gewünscht wird. Die Anforderungen mitsamt der Umsetzungsidee sollte in Form von Konzepten, oder sogar in einem Pflichtenheft münden. Investitionen an dieser Stelle führen später in der Umsetzung in den meisten Fällen zu einer großen Zeitersparnis

Installation / Einrichtung

Sind die Anforderungen klar definiert kann auf dieser Basis eine SharePoint Farm konzipiert, installiert und eingerichtet werden. Hier sollten im Besten Fall die Personen beteiligt werden, die auch fortan den SharePoint Server betreuen werden.

Keyuser ins Boot holen

Der Schulungsaufwand von SharePoint hält sich in der Regel in Grenzen. Viele Menüelemente sind aus den Office-Produkten bekannt. Bereiche wie OneDrive werden von vielen Anwendern bereits im privaten Umfeld genutzt. Dennoch macht es durchaus Sinn Keyuser im Vorfeld mit dem Produkt vertraut zu machen. Im Besten Fall machen diese später Werbung für das Produkt und können den einzelnen Anwendern mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Akzeptanz schaffen

Der Erfolg eines jeden Projekten steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Anwender. Kleine Mittel können hier bereits helfen. Warum z.B. nicht direkt jedem Benutzer eine eigene Umgebung zur Verwaltung von Dokumenten zur Verfügung stellen? Warum nicht eine zentrale Suche einrichten, mit der auch Fileserverdaten durchsucht werden können? OneDrive und die umfangreiche SharePoint Suche machen es möglich. Nach und nach können dann weitere Bereiche umgesetzt werden.

Was tun, wenn‘s brennt

Getreu dem Motto Hilfe zur Selbsthilfe sollte über Workshops vermittelt werden, wie mit etwaigen Problemen umgegangen werden kann. Auch wenn vielleicht bei dem ein oder anderen Problem ein Dienstleister hinzugezogen werden muss, kann hier eine gute Voranalyse kosten und Zeit sparen.

Auf dem Laufenden bleiben

SharePoint kann Verwendungsdaten in der Datenbank speichern. Diese können genutzt werden um während und auch noch nach einer SharePoint Einführung wertvolle Daten zur Verwendung aufzubereiten. Hier eignen sich dann diverse Auswertungstools wie Power BI oder Power Pivot. Aussagen wie „Welche Bereich werden am meisten verwendet?“, „Auf welche Seite verirrt sich selten ein Anwender?“ helfen enorm bei der Verbesserung der Umgebung.

Von Erfahrungen profitieren

Unser SharePoint-Team hat bereits seit der Version SharePoint Server 2003 bei zahlreichen Projekten mitgewirkt.

In unseren Demoumgebungen haben wir zahlreiche Informationen aufbereitet:

Sei es ein Intranet:

oder auch eine Projektverwaltung:

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen, damit auch bei Ihnen SharePoint ein Erfolgsprodukt wird.