S&L Ressourcen-Webpart – Probieren geht über studieren

29.08.2016
Allgemein, Business Solutions, SharePoint
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In der vergangenen Zeit haben wir viel über das S&L Ressourcen-Webpart berichtet. Angefangen hat es mit der Erwähnung eines kleinen „Helferleins“ welches wir entwickelt haben um alltägliche Aufgaben wie eine Fuhrparkplanung, eine Schichtplanung und vieles mehr im SharePoint zu vereinfachen.

Mit SharePoint 2016 und dem Feedback unserer Kunden wurde aus dem kleinen „Helferlein“ ein ausgewachsenes Tool, das für die verschiedenen Zwecke konfiguriert werden kann und entsprechend auch auf der neusten SharePoint Version betrieben werden kann.

Das Potential hinter dem Ressourcen-Webpart erkannt, haben wir dieses für einen noch vielfältigeren Einsatz um eine Aufgabenverwaltung erweitert. Dabei können Aufgaben mit ihrem Fortschritt in der bekannten Matrix Ansicht je Benutzer dargestellt werden.

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Aus den Anforderungen unserer Kunden und den Ideen unserer Mitarbeiter hat sich bis heute ein mächtiges Tool ergeben, dass nun in zwei Versionen, Basic und Pro, zur Verfügung steht.

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Wir sind von unserem Produkt überzeugt und möchten Ihnen nun die Möglichkeit geben das Ressourcen-Webpart in einer Demoversion auf Ihrem eigenen System zu testen.

Die Demoversion beinhaltet alle Funktionen der Pro-Version, es werden jedoch zufallsgesteuert immer nur ein Drittel der Daten herangezogen und dargestellt.

Die Demoversion finden Sie auf unser Homepage:

Link zur Demoversion

Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!

Der Office Online Server

25.08.2016
Allgemein, Office, SharePoint, Unified Communications
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Sie nutzen bereits SharePoint 2016, Exchange oder Skype for Business, haben aber noch keinen Office Online Server im Betrieb? Heute zeigen wir Ihnen auf welche Features Sie verzichten.

Mit dem Office Online Server bietet Microsoft Ihnen die Möglichkeit ihre eigenen Office Online Apps zu Hosten. Aber was bedeutet das für Sie?

Alleine für sich kann der Office Online Server nicht verwendet werden. In Zusammenarbeit mit SharePoint 2016, Exchange oder Skype for Business entfaltet er allerdings sein volles Potential.

 Office Online Server in der Dokumentenbibliothek

Einmal mit dem SharePoint verknüpft, merken Sie schnell wo die Stärken des Office Online Server liegen.

Durch einen Klick auf die „…“-Schaltfläche neben einem Dokument, öffnet sich nun eine Dokumentenvorschau. In dieser Vorschau können Sie bereits durch das Dokument navigieren und sich einen ersten Überblick verschaffen.

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Abbildung 1: Vorschau Dokumente

Das hat den Vorteil, dass man das gewünschte Dokument schneller findet ohne sich durch die ganze Bibliothek klicken zu müssen.

Office Online Server in der Suche

Auch die Suche des SharePoint wird durch das Vorschau-Feature erweitert:

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Abbildung 2: Suche + PowerPoint

Keine starre Vorschau!

Wie auf diesem Screenshot zu sehen ist, ist die Vorschau der Dokumente nicht starr. Sie können durch Ihre Word-Dokumenten scrollen, durch Ihre PowerPoint Präsentationen navigieren oder sich eine Vorschau der Excel-Tabellen ansehen. Und das Alles ohne das Dokument öffnen zu müssen.

So können Sie viel Zeit bei der Suche nach dem gewünschten Dokument sparen.

Office im Browser Dank OOS

Sie haben schließlich das richtige Dokument gefunden, befinden sich allerdings an einem Client-PC ohne installiertes Office? Auch das ist mit dem Office Online Server kein Problem.

Sie können alle gängigen Office Dokumente bequem und einfach im Browser anzeigen lassen.

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Abbildung 3:Word Online (Leseansicht) im Browser

Bitte beachten Sie, dass die Option „Dokument bearbeiten“ nur dann bereitgestellt werden kann, wenn Sie entsprechend Lizensiert sind.

Wenn Sie die benötigten Lizenzen bereits besitzen, haben Sie die Möglichkeit ihre Dokumente direkt im Browser zu bearbeiten und benötigen dann sogar kein lokal installiertes Office mehr.

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Abbildung 4: Word Online (Bearbeitungsmodus) im Browser

Sie sind grade auf Geschäftsreise und haben nur Ihr Smartphone oder Tablet dabei, wollen aber von unterwegs Ihre Dokumente im SharePoint lesen und bearbeiten? Auch das ist kein Problem! Mit dem Office Online Server lassen sich Ihre Office Dokumente bequem auf Ihrem Mobile-Device im Browser anzeigen und bearbeiten.

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Abbildung 5: Excel Online (Leseansicht) im Browser

Office Online Server und Exchange

Verbunden mit dem Office Online Server wird der Exchange um ein Feature reicher, welches Sie so schnell nicht mehr missen wollen.

Empfangene Dokumente können in “Outlook on the web” als Vorschau direkt im Email-Fenster geöffnet werden.

Office Online Server und Skype for Business

Aber nicht nur der SharePoint und Exchange, sondern auch Skype for Business profitiert vom Office Online Server.

Während einer Telefonkonferenz oder einem kurzen Chat mit dem Kollegen, haben Sie ganz einfach die Möglichkeit die soeben fertiggestellte Präsentation zu teilen und mit den Kollegen zu besprechen.

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Abbildung 6: PowerPoint in Skype for Business

Sie wollen auch einen Office Online Server in Ihrem Unternehmen einsetzen oder haben weitere Fragen? Melden Sie sich bei uns!

Gerne beraten wir Sie auch persönlich!

Microsoft´s OneDrive

10.08.2016
Business Solutions, Cloud, Office, Office 365, OneDrive, SharePoint
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OneDrive_1

Erwähnt man OneDrive, so ist das sicher jedem ein Begriff. Doch viele bringen hiermit nur die private „DropBox“-Alternative von Microsoft in Verbindung.

Microsoft bietet unter diesem Begriff jedoch mehrere „Cloud“-Dienste und auch On-Premise Lösungen an. Gerade im Businessbereich sind diese sehr interessant. Um ein wenig „Licht ins Dunkel“ zu bringen, werden hier nun einmal im ersten Schritt die einzelnen Dienste kurz aufgeführt und erklärt.

Generell lässt sich hier zwischen der „Consumer“-Variante OneDrive und der „Business“-Variante OneDrive for Business unterscheiden.

OneDrive

Unter OneDrive versteht sich im Allgemeinen der von Microsoft angebotene Cloudspeicherdienst. Dieser bietet, wie z.B. DropBox die Möglichkeit, persönliche Daten in der Cloud, also einem von Microsoft gehosteten Rechenzentrum, hochzuladen. So können Dateien zentral von verschiedenen privaten Endgeräten verwendet werden.

Grundsätzlich ist dies eine Lösung für den Consumer Bereich.

OneDrive for Business

Office 365

OneDrive for Business bietet als Bestandteil von SharePoint Online (O365) die Möglichkeit, Arbeitsdaten zu speichern, freizugeben und zu synchronisieren. Zusätzlich können die Daten mit beliebigen Geräten bearbeitet und aktualisiert werden. Auch ein Bearbeiten mit mehreren Benutzern gleichzeitig ist möglich.

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On-Premise

Mit SharePoint Server 2016 wurde auch OneDrive eingeführt. Hier bietet OneDrive einen persönlichen Bereich für Mitarbeiter um wichtige Dokumente und Daten abzulegen. Diese können einfach geteilt und bearbeitet werden.Anders als die „Consumer“-Variante werden die Daten hier nicht in der Cloud bei Microsoft, sondern im eigenen Rechenzentrum gespeichert, da hier i.d.R. die SharePoint Server Farm bereitgestellt wird.Generell wird hiermit eine weitere Variante geschaffen um die klassische Speicherung lokal oder auf Freigaben zu ersetzen.

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Clients

Im Bereich der Clients für Endbenutzer unterscheidet man mittlerweile zwischen drei verschiedenen Versionen:

OneDrive Client

Dieser Client sorgt für die Synchronisation zwischen dem lokalen PC und der persönlichen Microsoft Cloud.

OneDrive for Business Client

Im Gegensatz zum „normalen“ OneDrive Client kann mit OneDrive for Business eine Offlinesynchronisation von SharePoint Daten betrieben werden. Dies gilt sowohl für SharePoint On-Premise als auch für SharePoint Online (O365).

Mobile Client

Der “Mobile Client”, welcher in Office Mobile integriert ist, bietet die Möglichkeit, direkt auf SharePoint Dokumente im eigenen Unternehmen zuzugreifen und zu bearbeiten. Auch hier wird eine Offlinesynchronisation von Dokumenten angeboten.

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Die nächsten Artikel werden die einzelnen Varianten ein wenig genauer beleuchten und ins Detail gehen.

Microsoft Flow – Und ALLES ist im Fluss

03.08.2016
Business Intelligence, Business Solutions, Cloud, Office 365, Project Server, SharePoint
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Erst kürzlich haben wir über die Microsoft Power Apps berichtet. Heute möchten wir einen Blick auf Microsoft Flow werfen.

Gerade im SharePoint Umfeld werden sehr gerne Workflows verwendet um Geschäftsprozesse elektronisch zu stützen. Innerhalb von SharePoint lassen sich vielfältige Anwendungsfälle abdecken. Doch was ist wenn ein Geschäftsprozess mehrere Systeme betrifft?

Anwendungsfälle gibt es hier viele. Wenn beispielsweise ein Antrag für einen neuen Mitarbeiter ausgefüllt wird, wäre es doch ideal, wenn dieser auch direkt im CRM System angelegt wird und auch noch ein Kontakt im Mailsystem hinzugefügt wird. Oder wie wäre es wenn neue Lehrvideos hochgeladen und automatisiert eine Ankündigung auf der Startseite im Intranet angelegt wird?

In der Cloud wird genau dies von Microsoft Flow adressiert.

Hierzu ein kleines Beispiel:

Im Intranet auf Basis von SharePoint Online wird ein Bereich für Urlaubsanträge angelegt. Hier kann ein Mitarbeiter seinen Eintrag einreichen.

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Abbildung 1: Neuer Urlaubsantrag

Ziel ist es automatisiert den Urlaubsantrag zu bearbeiten um z.B. für die Personalakte ein Antrag in Dokumentenform anzulegen und die entsprechenden Personen zu informieren.

Nun kann ein neuer Flow angelegt werden:

2_Neuer_Flow

Abbildung 2: Neuer Flow

Wie auch SharePoint Workflows basiert ein Flow auf Bedingungen und Aktionen. Wie in Abbildung 2 ersichtlich gibt es zahlreiche cloudbasierte Systeme die als „Trigger“ dienen können. Ein Trigger ist als auslösendes Ereignis zu verstehen, welches den Flow automatisiert startet. Dies kann ein neuer Eintrag im Dynamics CRM, ein neues Projekt in Project Online, ein neues Video bei Youtube dass einem bestimmten Suchbegriff erfüllt und vieles mehr sein.

In unserem Beispiel wird ein neuer Eintrag in der Urlaubsliste als Trigger verwendet:

3_SharePoint_Online

Abbildung 3: SharePoint Aktionen

Innerhalb eines Flows stehen verschiedenste Daten der vorherigen Schritte zur Verfügung. So haben wir in dem Beispiel in Abbildung 3 stets Zugriff auf die Daten unseres neuen Urlaubsantrages und können so z.B. den Eintrag noch nachträglich bearbeiten.

Wir können aber beispielsweise auch neue Dateien in OneDrive (Personal oder For Business) erzeugen und E-Mails über O365 Outlook versenden:

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Abbildung 4: OneDrive und Outlook Aktionen

Auch hier ist nochmals ersichtlich, dass wir jederzeit Zugriff auf die Daten der vorherigen Aktionen haben und somit auch immer weiter Daten sammeln können. Mit entsprechenden Symbolen wird dabei angezeigt woher die Daten stammen.

Letztendlich können wir unseren Flow speichern und direkt testen.

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Abbildung 5: Ausgeführter Flow

Die einzelnen Schritte des Flows wurden erfolgreich durchgeführt. Die Dateien wurden erzeugt und die E-Mail wurde versendet.

Für die spätere Kontrolle kann man auch auf ein Protokoll zurückgreifen:

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Abbildung 6: Protokoll

Fazit:

Microsoft Flow ist bereits für sich sehr mächtig. Zusammen mit den Microsoft PowerApps gibt es noch zahlreiche weitere Einsatzbereiche. So könnte man die Urlaubsanträge beispielsweise auch über eine PowerApp über ein Mobilgerät erfassen lassen.

Zukünftig werden sowohl die PowerApps als auch Flow Bestandteil der „Modernen SharePoint Listen“. Einen Ausblick bietet folgender Artikel aus dem Microsoft Office Blog:

Modern SharePoint lists are here—including integration with Microsoft Flow and PowerApps

Microsoft hat mit Flow, PowerApps und der Modernisierung von SharePoint Online drei ganz heiße Eisen im Feuer, die man auf jedem Fall im Blick behalten sollte.

S&L Ressourcen-Webpart 3.0

01.08.2016
Business Intelligence, Business Solutions, Project, SharePoint
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Wie bereits vor einiger Zeit angekündigt, geht unser Ressourcen-Webpart in Runde drei.

Neben der bisherigen Planung von Ressourcen bietet unser S&L Ressourcen-Webpart 3.0 nun Unterstützung im täglichen Projekt- und Aufgabenumfeld. Hierbei können nun gezielt Aufgabenlisten in der bekannten Matrix-Ansicht einen schnellen und effektiven Überblick über die wesentlichen Fragen des Projektalltags geben:

  • Wie ist die Aufgabenverteilung im Projektteam?
  • Welche Aufgaben werden wann erledigt?
  • Gibt es überfällige Tätigkeiten?
  • Wo muss ich als Projektverantwortlicher handeln?
  • Wo gibt es freie Ressourcen

Eine einfache Aufgabenliste kann diese Fragen mit zunehmender Größe nicht mehr beantworten.

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Informationen über das Wesentliche

Unser Webpart stellt hier die wesentlichen Informationen:

  • Wer?
  • Was?
  • Wann?

in den Vordergrund:

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Die Ressourcen in Aufgaben bestehen i.d.R. aus Personen und Benutzergruppen, hinterlegt im Feld „Zugewiesen an“. In der neuen Version unseres Webparts kann direkt ein Personenfeld aus der Basisliste als Ressource verwendet werden.

Eine separate Ressourcenliste ist nicht erforderlich.

Bei Personen und Gruppen kann hier direkt das Profilbild (nicht bei Microsoft SharePoint Foundation)des Mitarbeiters angezeigt werden. Per Icon wird zusätzlich die Unterscheidung, ob es sich bei der Ressource um eine Person oder eine Personen-Gruppe handelt, angezeigt.

Die Anzeige der Profilbilder lässt sich über die Webparteigenschaften aktivieren.

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Über einen farblich hervorgehobenen Füllbalken lässt sich direkt der Stand der jeweiligen Aufgabe erkennen:

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Mit zunehmenden Fertigstellungsgrad füllt sich der Aufgabenbalken über die Dauer des Anzeigebereichs.

Abgeschlossene Aufgaben werden farblich abgesetzt dargestellt:

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Keine Aufgabe mehr vergessen

Nicht erledigte Aufgaben können bei großen Listen schnell in Vergessenheit geraten. Mit dem S&L Ressourcen-Webpart 3.0 passiert das nicht mehr.

Eine nicht abgeschlossene Aufgabe deren Fälligkeitstermin in der Vergangenheit liegt wird unübersehbar angezeigt:

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Den Überblick behalten

Nicht nur die aktuellen Aufgaben der Teams, sondern auch die langfristige Projektplanung stellt mit dem S&L Ressourcen-Webpart kein Problem dar. Die jeweilige Auslastung, die fortschreitende Planung oder die Ermittlung von Ressourcen-Engpässen kann ohne schwergewichtige und teure Projektmanagementlösungen überblickt werden.

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Ein Tool – viele Einsatzzwecke

Neben der reinen Ressourcenplanung aus den vorherigen Versionen unseres Webparts bieten wir in der aktuellen Version somit ein effizientes Projektmanagement-Tool.

Aufgrund dieser vielfältigen Möglichkeiten steht unser Ressourcen-Webpart 3.0 in zwei unterschiedlichen Editionen zur Verfügung.

S&L-Ressourcen-Webpart 3.0 Pro

Die umfassende Edition aus Ressourcenplanung auf Basis von Kalender- und Ressourcenlisten oder Benutzern, sowie die Aufgaben/Projektplanung mit SharePoint Aufgabenlisten.

S&L-Ressourcen-Webpart 3.0 Basic

Unser leichtgewichtiges Ressourcen-Planungstool bekannt aus unserer SharePoint Tool Series auf Basis von Kalender- und Ressourcenlisten.

Überblick:

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Natürlich stehen beide Editionen für SharePoint 2013 und SharePoint 2016 zur Verfügung.

Probieren geht über studieren

Mit der Version 3.0 unseres Webparts ist bald auch eine kostenfreie Demoversion über unsere Homepage verfügbar.

Gerne beraten wir Sie auch persönlich über die Einsatzzwecke des S&L-Ressourcen-Webparts in Ihrem Unternehmen.